Procesoptimalisatie
Eerst kijken, dan pas bouwen.
Voordat je iets automatiseert of nieuwe software kiest, is het goed om te weten waar de tijd nu echt in gaat. We lopen je processen door en maken zichtbaar wat er beter kan.
Niet elke oplossing is software.
Soms is een andere taakverdeling of één vaste werkwijze al genoeg. Soms loont een koppeling of een workflow. Na de analyse weet je wat er speelt en wat je als eerste aanpakt.
Wat we leveren
Meelopen met het werk
We kijken hoe een taak nu verloopt, samen met de mensen die hem doen, van begin tot eind.
Proces in kaart
Elke stap op een rij: wie doet wat, welke systemen worden gebruikt en waar wordt gewacht.
Knelpunten zichtbaar
Dubbel invoeren, handmatig overzetten, wachten op elkaar: we laten zien waar het stokt.
Plan met prioriteiten
Een overzicht van verbeteringen, op volgorde van wat het meeste oplevert voor de minste moeite.
Voorbeeld
Wat je na de analyse krijgt
Een kort, leesbaar overzicht: wat we zagen, wat goed gaat en wat je als eerste aanpakt. Hiernaast een vereenvoudigd voorbeeld.
Fictief voorbeeld. Bij jouw analyse kijken we naar je eigen proces.
VoorbeeldProcesanalyse
Installatiebedrijf · van offerte tot factuur
Bevindingen
- Aanvragen komen via e-mail, telefoon en het formulier binnen en worden met de hand in een lijst gezet.
- Klantgegevens worden voor de offerte en de factuur opnieuw overgetypt.
- Uren en materiaal staan op papier. De factuur wacht tot alles binnen is.
- De planning werkt goed. Die laten we zoals hij is.
Advies, op volgorde
- 1Uren en materiaal direct op de telefoon vastleggen.
- 2De factuur klaarzetten vanuit de offerte en de uren.
- 3Alle aanvragen op één plek, met een overzicht van openstaande offertes.
Zo verloopt een procesanalyse
We houden het overzichtelijk: één proces of afdeling tegelijk.
Kennismaken
Welk proces kost nu de meeste moeite, en wie werkt eraan?
Meelopen en uitvragen
We spreken de mensen die het werk doen en bekijken de systemen die ze gebruiken.
Analyse
We zetten het proces op een rij en markeren de knelpunten.
Bespreken
We lopen de bevindingen en het plan samen door, en bepalen wat je als eerste aanpakt.