İşiniz büyüyor. Tablolarınız da.
Yeni bir sekme pek çok sorunu çözer. Ta ki hangi sürümün doğru olduğunu kimse bilmeyene ve tüm planlamayı tek bir çalışan ayakta tutana kadar. Daha iyi bir yazılıma hazır bir süreci böyle tanırsınız.
Sistemleriniz arasındaki görünmez işler
Diyelim ki e-postayla bir talep geldi. Biri bilgileri bir tabloya giriyor, teklif hazırlıyor ve onay gelince planlama ekibine mesaj atıyor. Bir çalışan da tutarı muhasebeye işliyor. Her adım tek başına basit. Ama her devirde birinin dikkat etmesi, kontrol etmesi ve aklında tutması gerekiyor. Asıl iş artık sadece siparişin kendisi değil; o siparişi organizasyonunuzun içinden geçirmek için gereken her şey. Bunu ancak işler yoğunlaştığında ya da işi bilen çalışan izne çıktığında fark edersiniz.
- 01Talep e-postayla geliyor
- 02Bilgiler tabloya giriliyor
- 03Teklif hazırlanıyor
- 04Onaydan sonra planlamaya mesaj
- 05Tutar muhasebeye işleniyor
4 devir. Her devirde birinin dikkat etmesi, kontrol etmesi ve aklında tutması gerekiyor.
Geçici çözüm bir işarettir
Tablo, bir şeyi denemek için gayet iyi bir araçtır. Aynı tablo aynı anda hem planlamanız, hem müşteri dosyanız, hem de devir belgeniz olduğunda kırılganlaşır. Tekrarlayan işaretlere dikkat edin: Aynı veri birkaç yerde güncelleniyor, çalışanlar sürekli birbirine durumu soruyor ve istisnalar sadece birinin aklında duruyor. Bu, yeni bir yazılıma ihtiyacınız olduğunu henüz kanıtlamaz. Ama nereye bakmanız gerektiğini gösterir. Bir hafta boyunca birinin bir şey aramak, yeniden yazmak ya da sormak zorunda kaldığı her anı not edin. Böylece darboğazların somut bir resmini elde edersiniz.
Önce çalışma şeklini netleştirin
Belirsiz bir süreç, otomatikleştirildi diye kendiliğinden netleşmez. Bu yüzden önce bir talebi kimin değerlendireceğini, bir işin ne zaman tamamlanmış sayılacağını ve bir değişikliği kimin onaylayabileceğini kararlaştırın. Artık kimsenin ihtiyaç duymadığı adımları çıkarın. Ardından mevcut yazılımınızın neler yapabildiğine bakın: daha iyi kurgulanmış bir form, sabit durumlar ya da bir entegrasyon yeterli olabilir. Özel yazılım, çalışma şeklinizin önemli bir kısmı mevcut çözümlere uymadığında ve bu yüzden sürekli ek iş çıktığında anlam kazanır.
Önce kararlaştırın
- 01Bir talebi kim değerlendirir?
- 02Bir iş ne zaman tamamlanmış sayılır?
- 03Bir değişikliği kim onaylayabilir?
Tek bir eksiksiz akış kurun
Tüm organizasyonunuzu hemen yeni bir uygulamaya taşımanız gerekmez. Net sınırları olan tek bir akış seçin; örneğin onaylanan tekliften planlanmış işe kadar. İlk sürüm neyin kararlaştırıldığını, kimin sorumlu olduğunu ve hangi bilgilerin hâlâ eksik olduğunu kaydedebilir. Birkaç zorlu durumu da hesaba katın: Müşteri siparişi değiştiriyor, bir teslimat gecikiyor ya da biri onayını geri çekiyor. İşi fiilen yapan kişilerin bu akışı gerçekçi örnek işlerle denemesini sağlayın. Geri bildirimleri, yazılımın bir demonun dışında da iyi çalışıp çalışmadığını gösterir.
Geliştirme maliyetinin ötesine bakın
Çözümleri toplam kullanımlarına göre karşılaştırın: kurulum, veri aktarımı, eğitim, barındırma, bakım ve gelecekteki değişiklikler. Özel yazılım da başka sağlayıcıların aboneliklerini veya lisanslarını gerektirebilir. Koda ve verilere kimin erişeceğini, dışa aktarımı nasıl alacağınızı ve sorunları kimin çözeceğini netleştirin. Sonra bunu bugünkü işle karşılaştırın. Yirmi işin her biri on dakika mükerrer veri girişi gerektiriyorsa, bu haftada üç saati aşar. Bu bir hesap örneğidir, vaat edilen bir tasarruf değil: kontrol işi yine gerekebilir ve yeni bir çalışma şekline alışmak zaman ister.
Bu bir hesap örneğidir, vaat edilen bir tasarruf değil: kontrol işi yine gerekebilir ve yeni bir çalışma şekline alışmak zaman ister.
Her hafta sorun çıkaran devirle başlayın
Tekrarlayan bir darboğaz seçin ve henüz bir çözüm adı koymadan tarif edin. Örneğin: Onaydan sonra planlama ekibinin ne yapılacağını öğrenmesi çok uzun sürüyor. Bu devrin şu anda ne kadar sürdüğünü ve ne kadar bilginin eksik kaldığını ölçün. Böylece bir süreç anlaşmasının, mevcut yazılımınızda bir değişikliğin ya da küçük bir özel uygulamanın en iyi sonraki adım olup olmadığını değerlendirebilirsiniz. Neye ihtiyacınız olduğu hakkında daha net bir konuşma yaparsınız ve iyileşmeyi ölçebileceğiniz açık bir kıstasa sahip olursunuz.
Web sitesiZiyaretçiniz işletmenizi henüz tanımıyor. Net bir vaat, görünür kanıtlar ve mantıklı bir sonraki adım; büyük sözlerle dolu bir ana sayfadan çok daha fazla işe yarar.
Yazıyı okuyun
API entegrasyonuBir sipariş, gelen kutuları ve tablolar arasında tur atmak zorunda kalmamalı. Bir sistem entegrasyonunu gerçekten kullanışlı kılan, veriler ve hatalar üzerine net anlaşmalardır.
Yazıyı okuyun