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Ihr Unternehmen wächst. Ihre Tabellen wachsen mit.

Ein zusätzliches Tabellenblatt löst vieles. Bis niemand mehr weiß, welche Version stimmt, und eine einzige Kollegin die gesamte Planung zusammenhält. So erkennen Sie einen Prozess, der reif für bessere Software ist.

IndividualsoftwareVon FINIC
Ihr Unternehmen wächst. Ihre Tabellen wachsen mit.

Die unsichtbaren Aufgaben zwischen Ihren Systemen

Angenommen, eine Anfrage kommt per E-Mail herein. Jemand überträgt die Daten in eine Tabelle, erstellt ein Angebot und schickt nach der Zusage eine Nachricht an die Planung. Eine Kollegin übernimmt den Betrag in die Buchhaltung. Jeder Schritt ist für sich genommen einfach. Doch bei jeder Übergabe muss jemand aufpassen, prüfen und sich etwas merken. Die eigentliche Arbeit steckt dann nicht nur im Auftrag selbst, sondern in allem, was nötig ist, um diesen Auftrag durch Ihr Unternehmen zu bringen. Sichtbar wird das erst, wenn viel los ist oder eine feste Ansprechperson fehlt.

Beispiel · der Weg einer Anfrage
  1. 01Anfrage kommt per E-Mail
  2. 02Daten in eine Tabelle übertragen
  3. 03Angebot erstellen
  4. 04Nach Zusage: Nachricht an die Planung
  5. 05Betrag in die Buchhaltung übernehmen

4 Übergaben. Bei jeder Übergabe muss jemand aufpassen, prüfen und sich etwas merken.

Ein Workaround ist ein Signal

Eine Tabelle ist ein gutes Werkzeug, um etwas auszuprobieren. Anfällig wird sie, wenn dieselbe Tabelle gleichzeitig Ihre Planung, Ihre Kundenakte und Ihr Übergabedokument ist. Achten Sie auf wiederkehrende Anzeichen: Dieselben Daten werden an mehreren Stellen gepflegt, Mitarbeitende fragen einander ständig nach dem Stand, und Ausnahmen existieren nur im Kopf einer Person. Das beweist noch nicht, dass Sie neue Software brauchen. Es zeigt Ihnen aber, wo Sie hinschauen sollten. Notieren Sie eine Woche lang jeden Moment, in dem jemand suchen, abtippen oder nachfragen muss. So entsteht ein konkretes Bild der Engpässe.

Klären Sie zuerst die Arbeitsweise

Ein unklarer Prozess wird nicht dadurch klar, dass man ihn automatisiert. Legen Sie deshalb zuerst fest, wer eine Anfrage beurteilt, wann ein Auftrag vollständig ist und wer eine Änderung freigeben darf. Streichen Sie Schritte, die niemand mehr braucht. Prüfen Sie danach, was Ihre bestehende Software bereits kann: Ein besser eingerichtetes Formular, feste Status oder eine Schnittstelle können ausreichen. Individualsoftware wird interessant, wenn ein wichtiger Teil Ihrer Arbeitsweise nicht in die verfügbaren Lösungen passt und Ihnen dadurch dauerhaft Mehrarbeit entsteht.

Zuerst vereinbaren

  1. 01Wer beurteilt eine Anfrage?
  2. 02Wann ist ein Auftrag vollständig?
  3. 03Wer darf eine Änderung freigeben?

Bauen Sie eine vollständige Strecke

Sie müssen nicht sofort Ihr ganzes Unternehmen in eine neue Anwendung überführen. Wählen Sie eine klar abgegrenzte Strecke, zum Beispiel vom angenommenen Angebot bis zum eingeplanten Auftrag. Eine erste Version kann festhalten, was vereinbart wurde, wer verantwortlich ist und welche Informationen noch fehlen. Nehmen Sie auch ein paar schwierige Situationen mit: Ein Kunde ändert den Auftrag, eine Lieferung verschiebt sich oder jemand zieht eine Zusage zurück. Lassen Sie die Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen, diese Strecke mit realistischen Beispielaufträgen durchspielen. Ihr Feedback zeigt, ob die Software auch außerhalb einer Demo gut funktioniert.

Jemand macht Notizen in einem Notizbuch neben einem Laptop

Rechnen Sie über die Entwicklungskosten hinaus

Vergleichen Sie Lösungen anhand ihrer gesamten Nutzung: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Hosting, Wartung und künftige Anpassungen. Auch Individualsoftware kann Abonnements oder Lizenzen anderer Anbieter erfordern. Legen Sie fest, wer Zugriff auf Code und Daten hat, wie Sie einen Export erhalten und wer Probleme löst. Stellen Sie dem den heutigen Aufwand gegenüber. Wenn zwanzig Aufträge jeweils zehn Minuten doppelte Eingabe erfordern, sind das gut drei Stunden pro Woche. Das ist ein Rechenbeispiel, keine versprochene Einsparung: Kontrollarbeit kann weiterhin nötig sein, und eine neue Arbeitsweise braucht Eingewöhnung.

Rechenbeispiel · passen Sie die Zahlen an
Pro Woche3Std. 20Min.

Ein Rechenbeispiel, keine versprochene Einsparung: Kontrollarbeit kann weiterhin nötig sein, und eine neue Arbeitsweise braucht Eingewöhnung.

Beginnen Sie mit der Übergabe, die jede Woche hakt

Wählen Sie einen wiederkehrenden Engpass und beschreiben Sie ihn, ohne schon eine Lösung zu nennen. Zum Beispiel: Nach der Zusage dauert es zu lange, bis die Planung weiß, was zu tun ist. Messen Sie, wie lange diese Übergabe heute dauert und wie viele Informationen fehlen. Damit können Sie beurteilen, ob eine Prozessabsprache, eine Anpassung Ihrer bestehenden Software oder eine kleine Individualanwendung der beste nächste Schritt ist. Sie führen ein schärferes Gespräch darüber, was Sie brauchen, und haben einen klaren Maßstab, an dem Sie die Verbesserung messen können.

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