Gesendet heißt noch nicht angekommen
- Von
- Anna Becker <anna@ihrefirma.de>
- An
- einkauf@kunde.de
- Betreff
- Angebot Wartung 2027
- SPFbestanden
- DKIMbestanden
- DMARCbestanden
- Im Posteingang zugestellt
‚Ihr Angebot lag in meinem Spam-Ordner.‘ Diesen Satz hört man nicht gern. Ob eine E-Mail im Posteingang landet, entscheidet der Empfänger, anhand dessen, wer Sie sind, wie Sie versenden und was Sie schreiben. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Domain für Sie bürgt.
Der Empfänger entscheidet, nicht Sie
Sobald Sie auf Senden klicken, beginnt beim empfangenden Mailserver eine kurze Prüfung. Kommt diese Nachricht wirklich von der Domain, die darübersteht? Hat dieser Absender einen guten Ruf? Öffnen und beantworten Menschen seine Mails, oder melden sie sie als Spam? Und sieht der Inhalt aus wie eine normale geschäftliche E-Mail? Es gibt keinen einzelnen Trick, der den Spam-Ordner umgeht. Es zählt die Summe. Die gute Nachricht: Die wichtigsten Teile haben Sie selbst in der Hand, und sie erfordern kein Marketingbudget, sondern sorgfältig eingerichtete Einstellungen und ein paar feste Gewohnheiten.
Lassen Sie Ihre Domain für Sie bürgen
Drei Einträge im DNS Ihrer Domain zeigen Empfängern, dass Ihre Mail wirklich von Ihnen stammt. SPF nennt die Server, die im Namen Ihrer Domain senden dürfen. DKIM versieht jede Nachricht mit einer digitalen Signatur, sodass sich prüfen lässt, dass unterwegs nichts verändert wurde. DMARC legt fest, was ein Empfänger tun soll, wenn diese Prüfungen fehlschlagen, und schickt Ihnen Berichte darüber, wer im Namen Ihrer Domain mailt. Ein häufiger Fehler: Das Kontaktformular Ihrer Website, Ihre Rechnungssoftware oder Ihr Newsletter-Dienst versendet ebenfalls mit Ihrer Domain, steht aber nicht in Ihrem SPF-Eintrag. Zudem hat eine Domain nur einen einzigen SPF-Eintrag. Beginnen Sie DMARC mit p=none, lesen Sie die Berichte und verschärfen Sie danach.
Alle drei richten Sie einmal für Ihre Domain ein. Ihr E-Mail-Anbieter gibt Ihnen die richtigen Daten.
Schreiben Sie wie ein Mensch, nicht wie ein Prospekt
Der Inhalt wiegt weniger als der Ruf, kann aber den Ausschlag geben. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile ohne Großbuchstaben oder Reihen von Ausrufezeichen. Verlinken Sie auf Ihre eigene Domain statt über Linkverkürzer, und versenden Sie keine Nachricht, die nur aus einem großen Bild besteht. Ein PDF als Anhang ist in Ordnung; ZIP-Dateien, Anhänge mit Makros und ausführbare Dateien werden oft abgewiesen. Nutzen Sie stets denselben Absendernamen und eine wiedererkennbare Signatur. Und bitten Sie neue Kontakte, Ihre Adresse zu speichern oder Ihre Nachricht als ‚kein Spam‘ zu markieren, falls sie doch falsch landet: Das hilft den Filtern dieses Empfängers beim Lernen.
Trennen Sie Newsletter und normale Mail
Ein Newsletter an Hunderte Menschen verhält sich anders als ein Angebot an einen Kunden. Wenn ein Teil der Leser den Newsletter als Spam meldet, sollen Ihre Angebote nicht darunter leiden. Versenden Sie Massenmails deshalb über einen spezialisierten Versanddienst und am besten von einer Subdomain aus, etwa news.ihrefirma.de. Schreiben Sie nur Menschen an, die darum gebeten haben, und entfernen Sie Adressen, die nicht mehr existieren. Die großen Anbieter sind hier streng: Gmail und Yahoo verlangen seit 2024, Microsoft seit 2025, dass wer täglich Tausende Nachrichten versendet, SPF, DKIM und DMARC in Ordnung hat und eine Abmeldung mit einem Klick ermöglicht.
Beschwert sich ein Teil der Newsletter-Leser, trifft das die Subdomain und nicht Ihre Angebote.
Eine neue Domain muss Vertrauen aufbauen
Eine neue Domain oder ein neuer Mailserver hat noch keine Geschichte. Empfänger sind dann vorsichtig. Beginnen Sie deshalb ruhig: zuerst Ihre normale Korrespondenz mit Menschen, die Ihre Nachricht erwarten, und erst später größere Aussendungen. Steigern Sie die Mengen schrittweise und beobachten Sie, was mit Bounces und Antworten passiert. Kaufen Sie niemals Adresslisten; sie enthalten oft veraltete Adressen und sogenannte Spamfallen, mit denen Ihr Ruf in einer einzigen Aussendung Schaden nimmt. Wechseln Sie zu einem anderen E-Mail-Anbieter, planen Sie auch die DNS-Änderungen im Voraus, damit SPF und DKIM vom ersten Tag an stimmen.
Keine festen Zahlen: Prüfen Sie nach jedem Schritt Bounces und Antworten, bevor Sie weitergehen.
Messen statt hoffen
Senden Sie eine Testnachricht an einen Prüfdienst oder an Ihre eigene Gmail- und Outlook-Adresse und sehen Sie sich den Nachrichtenkopf an. Dort steht für jede Prüfung, ob SPF, DKIM und DMARC bestanden wurden. Lesen Sie die DMARC-Berichte oder lassen Sie sie von einem Dienst zusammenfassen: Sie zeigen, welche Systeme im Namen Ihrer Domain mailen. Senden Sie viel an Gmail, gibt Google Postmaster Tools Einblick in Ihren Ruf. Kommen plötzlich viele Mails zurück, prüfen Sie, ob Ihr Server auf einer Sperrliste steht. Machen Sie es zur Routine: Jedes Mal, wenn Sie ein neues Programm einsetzen, das in Ihrem Namen mailt, gehen Sie diese Liste erneut durch.
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