Ein Postfach, auf all Ihren Geräten
Auf dem Smartphone gelesen, auf dem Laptop aber noch fett? Oder eine gesendete Mail, die nur auf einem Gerät zu finden ist? Mit IMAP sehen Sie überall dasselbe. So richten Sie es ein, in den Apps, die Sie bereits nutzen.
IMAP oder POP: Warum der Unterschied zählt
Ihre E-Mails liegen auf einem Server. Die Frage ist, was Ihre Geräte damit tun. Bei POP holt ein Gerät die Nachrichten ab und speichert sie lokal; oft verschwinden sie danach vom Server. Lesen Sie sie auf dem Laptop, sieht Ihr Smartphone sie nicht mehr. IMAP funktioniert umgekehrt: Die Nachrichten bleiben auf dem Server, und jedes Gerät zeigt denselben Stand. Gelesen, in einen Ordner verschoben oder gesendet: überall gleichzeitig aktualisiert. Wer auf mehr als einem Gerät arbeitet oder eine Adresse mit Kollegen teilt, ist mit IMAP fast immer richtig. Achten Sie aber auf den Speicherplatz: Da alles auf dem Server bleibt, wächst Ihr Postfach mit.
Nachrichten bleiben auf dem Server. Jedes Gerät sieht dasselbe.
Ein Gerät holt alles ab. Die anderen sehen nichts mehr.
Diese Angaben brauchen Sie
Viele Apps finden die Einstellungen selbst, sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben. Klappt das nicht, brauchen Sie vier Angaben Ihres E-Mail-Anbieters. Den Server für eingehende Mail (IMAP), meist mit Port 993 und SSL/TLS. Den Server für ausgehende Mail (SMTP), meist mit Port 465 und SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS. Ihren Benutzernamen, bei den meisten Anbietern Ihre vollständige E-Mail-Adresse. Und Ihr Passwort. Aktivieren Sie beim Postausgangsserver, dass er ebenfalls nach Benutzername und Passwort fragt. Ohne diese Einstellung können Sie zwar Mails empfangen, aber nicht senden.
- Server
- imap.mailanbieter.de
- Port
- 993
- Verschlüsselung
- SSL/TLS
- Server
- smtp.mailanbieter.de
- Port
- 465 (oder 587)
- Verschlüsselung
- SSL/TLS
Der Benutzername ist meist Ihre vollständige E-Mail-Adresse. Aktivieren Sie für ausgehende Mail die Authentifizierung mit demselben Passwort. Fiktive Servernamen. Verwenden Sie genau die Angaben Ihres eigenen E-Mail-Anbieters.
Am Computer: Outlook, Apple Mail und Thunderbird
Im neuen Outlook für Windows gehen Sie zu Einstellungen, Konten, Konto hinzufügen. Erkennt Outlook Ihre Adresse nicht, wählen Sie die erweiterten Einstellungen und den Kontotyp IMAP. Hinweis: Das neue Outlook synchronisiert IMAP-Mails über die Cloud von Microsoft. Im klassischen Outlook wählen Sie Datei, Konto hinzufügen und dann die erweiterte Option, um das Konto selbst einzurichten. Auf einem Mac öffnen Sie Mail, wählen Account hinzufügen und dann ‚Anderer Mail-Account‘. Thunderbird sucht die Einstellungen meist selbst; mit ‚Manuell einrichten‘ tragen Sie sie andernfalls selbst ein.
Das neue Outlook synchronisiert IMAP-Mails über die Cloud von Microsoft.
Am Smartphone: iPhone, Android und die Gmail-App
Auf einem iPhone oder iPad gehen Sie zu Einstellungen, Apps, Mail, Mail-Accounts und wählen Account hinzufügen, Andere, Mail-Account hinzufügen. Geben Sie Name, Adresse und Passwort ein und wählen Sie IMAP. Unter Android nutzen Sie zum Beispiel die Gmail-App: Tippen Sie auf Ihr Profilbild, Weiteres Konto hinzufügen, Sonstige, und wählen Sie Privat (IMAP). Die Gmail-App auf dem iPhone funktioniert genauso. Nutzen Sie Gmail am Computer, um Mails anderer Adressen abzurufen? Google stellt diese Funktion per POP 2026 ein. Eine Weiterleitung an Gmail oder die Adresse als IMAP-Konto in der App sind dann die Alternativen.
Schritt 1 von 5
Menünamen können je nach Version leicht abweichen.
Wenn es nicht klappt: die bekannten Ursachen
Die meisten Probleme haben eine einfache Ursache. Ein Passwort mit Tippfehler oder einem automatischen Großbuchstaben auf dem Smartphone. Ein Benutzername ohne den Teil nach dem @. Ein Port, der nicht zur gewählten Verschlüsselung passt, etwa 993 ohne SSL/TLS. Können Sie empfangen, aber nicht senden, ist die Authentifizierung für den Postausgangsserver meist ausgeschaltet. Erhalten Sie eine Zertifikatswarnung, verwenden Sie genau den Servernamen, den Ihr Anbieter angibt. Und erscheint gesendete Mail nicht auf Ihren anderen Geräten, prüfen Sie, ob Ihre App den Ordner Gesendet auf dem Server statt eines lokalen Ordners verwendet.
01Anmeldung schlägt fehl
UrsacheTippfehler oder automatischer Großbuchstabe im Passwort, oder ein Benutzername ohne den Teil nach dem @.
LösungPasswort erneut eingeben und die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden.
02Keine Verbindung zum Server
UrsachePort und Verschlüsselung passen nicht zusammen.
Lösung993 mit SSL/TLS für IMAP verwenden, und 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS für SMTP.
03Empfangen klappt, Senden nicht
UrsacheDer Postausgangsserver fragt nicht nach Benutzername und Passwort.
LösungAuthentifizierung für den Postausgangsserver aktivieren, mit denselben Daten wie eingehend.
04Zertifikatswarnung
UrsacheDer Servername stimmt nicht mit dem Zertifikat des Servers überein.
LösungGenau den Servernamen verwenden, den Ihr Anbieter angibt, keine eigene Variante.
05Gesendete Mail nur auf einem Gerät
UrsacheDie App speichert gesendete Nachrichten in einem lokalen Ordner.
LösungIn der App den Ordner Gesendet auf dem Server als Ordner für gesendete Nachrichten wählen.
Legen Sie eine feste Einrichtung für Ihr Team fest
Ein Postfach einzurichten ist das eine; dafür zu sorgen, dass das ganze Team es auf dieselbe Weise tut, das andere. Erstellen Sie eine kurze Anleitung mit den richtigen Serverdaten und Screenshots der Apps, die Sie nutzen. Legen Sie fest, welche Ordner Sie verwenden und wie die Signatur aussieht, am Computer und am Smartphone. Halten Sie fest, was passiert, wenn ein Smartphone verloren geht: Passwort ändern und das Gerät entfernen. Und für eine allgemeine Adresse wie info@ ist ein gemeinsames Postfach oder ein Alias oft übersichtlicher als ein Passwort, das jeder kennt.
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