Verstuurd is nog niet aangekomen
- Van
- Sanne de Vries <sanne@jouwbedrijf.nl>
- Aan
- inkoop@klant.nl
- Onderwerp
- Offerte onderhoud 2027
- SPFgeslaagd
- DKIMgeslaagd
- DMARCgeslaagd
- Afgeleverd in Inbox
‘Je offerte stond in mijn spam.’ Die zin hoor je liever niet. Of een e-mail in de inbox belandt, beslist de ontvanger, op basis van wie je bent, hoe je verstuurt en wat je schrijft. Zo zorg je dat je domein voor je instaat.
De ontvanger beslist, niet jij
Wanneer je op Verzenden klikt, begint voor de ontvangende mailserver een korte beoordeling. Komt dit bericht echt van het domein dat erboven staat? Heeft deze afzender een goede reputatie? Openen en beantwoorden mensen zijn mail, of markeren ze die als spam? En past de inhoud bij wat je van een normale zakelijke e-mail verwacht? Er is geen enkele truc die de spammap omzeilt. Het is de optelsom die telt. Het goede nieuws: de belangrijkste onderdelen heb je zelf in de hand, en ze vragen geen marketingbudget, maar zorgvuldig ingestelde instellingen en een paar vaste gewoontes.
Laat je domein voor je instaan
Drie instellingen in de DNS van je domein vertellen ontvangers dat je mail echt van jou komt. SPF noemt de servers die namens je domein mogen verzenden. DKIM zet een digitale handtekening op elk bericht, zodat te controleren is dat het onderweg niet is aangepast. DMARC vertelt wat een ontvanger moet doen als die controles mislukken, en stuurt je rapporten over wie er namens je domein mailt. Een veelgemaakte fout: het contactformulier van je website, je facturatiepakket of je nieuwsbriefdienst verzendt ook als jouw domein, maar staat niet in je SPF-record. Een domein heeft bovendien maar één SPF-record. Begin DMARC met p=none, lees de rapporten en scherp daarna aan.
Alle drie stel je één keer in bij je domein. Je e-mailaanbieder geeft je de juiste gegevens.
Schrijf als een mens, niet als een folder
Inhoud weegt minder zwaar dan reputatie, maar kan de balans laten doorslaan. Gebruik een duidelijke onderwerpregel zonder hoofdletters of rijen uitroeptekens. Link naar je eigen domein in plaats van via linkverkorters, en stuur geen bericht dat alleen uit één grote afbeelding bestaat. Een pdf als bijlage is prima; zip-bestanden, bijlagen met macro’s en uitvoerbare bestanden worden vaak geweerd. Gebruik steeds dezelfde afzendernaam en een herkenbare handtekening. En vraag nieuwe contacten om je adres op te slaan of je bericht als ‘geen spam’ te markeren als het toch verkeerd terechtkomt: dat helpt de filters van die ontvanger leren.
Houd nieuwsbrieven en gewone mail uit elkaar
Een nieuwsbrief aan honderden mensen gedraagt zich anders dan een offerte aan één klant. Als een deel van de lezers de nieuwsbrief als spam markeert, wil je niet dat je offertes daaronder lijden. Verstuur bulkmail daarom via een gespecialiseerde mailingdienst en bij voorkeur vanaf een subdomein, zoals nieuws.jouwbedrijf.nl. Mail alleen mensen die erom hebben gevraagd en verwijder adressen die niet meer bestaan. Grote aanbieders zijn hier streng in: Gmail en Yahoo eisen sinds 2024, en Microsoft sinds 2025, dat wie dagelijks duizenden berichten verstuurt SPF, DKIM en DMARC op orde heeft en afmelden met één klik mogelijk maakt.
Klaagt een deel van de nieuwsbrieflezers, dan raakt dat het subdomein en niet je offertes.
Een nieuw domein moet vertrouwen opbouwen
Een nieuw domein of een nieuwe mailserver heeft nog geen geschiedenis. Ontvangers zijn dan voorzichtig. Begin daarom rustig: eerst je gewone correspondentie met mensen die je bericht verwachten, en pas later grotere verzendingen. Bouw volumes geleidelijk op en kijk wat er gebeurt met bounces en reacties. Koop nooit adressenlijsten; die bevatten vaak verouderde adressen en zogeheten spamvallen, waarmee je reputatie in één verzending beschadigd raakt. Ga je verhuizen naar een andere e-mailaanbieder, plan dan ook de DNS-wijzigingen vooraf, zodat SPF en DKIM vanaf de eerste dag kloppen.
Geen vaste aantallen: kijk na elke stap naar bounces en reacties voordat je verder gaat.
Meet, in plaats van te hopen
Verstuur een testbericht naar een controlesite of naar een eigen Gmail- en Outlook-adres en bekijk de berichtkop. Daar staat per controle of SPF, DKIM en DMARC zijn geslaagd. Lees de DMARC-rapporten, of laat een dienst ze voor je samenvatten: ze laten zien welke systemen namens je domein mailen. Verstuur je veel naar Gmail, dan geeft Google Postmaster Tools inzicht in je reputatie. Krijg je ineens veel mail terug, controleer dan of je server op een blokkeerlijst staat. Maak er een vaste routine van: elke keer dat je een nieuw pakket in gebruik neemt dat namens je mailt, loop je deze lijst opnieuw na.
BrandingEen logo van tien jaar oud is zelden het echte probleem. Wel een website, offerte en LinkedIn-pagina die elk iets anders vertellen. Zo ontdek je wat er werkelijk verouderd is, en hoe nieuwe tools je sneller helpen kiezen.
Lees artikel
E-mailhostingGelezen op je telefoon, maar nog vetgedrukt op je laptop? Of een verzonden mail die alleen op één apparaat te vinden is? Met IMAP zie je overal hetzelfde. Zo stel je het in, in de apps die je al gebruikt.
Lees artikel